Professionnels : 3 conseils pour réussir votre stockage d’archives
Le manque de place est souvent un problème pour beaucoup d’entreprises. Que votre société soit une grande entreprise, une PME ou un petit commerçant, l’encombrement de vos bureaux ou de vos locaux peut s’avérer très pénalisant.
Au-delà des questions de confort et de clarté, l’impact se fait également ressentir sur la productivité. Un des principaux coupables ? Le stockage d’archives. En effet, quelle que soit la taille ou l’activité de la société, la loi vous oblige à conserver une multitude de documents.
Fiches de paies, factures, feuilles d’impôts, bilans annuels… les papiers s’accumulent souvent dans des bureaux mal rangés. N’en doutez pas, un stockage bien organisé de ses archives est indispensable dans chaque entreprise. Mais comment faire ?
Box à la carte, spécialiste du self-stockage pour les professionnels, vous présente aujourd’hui ses conseils pour bien archiver vos documents. En route !
Avant toute chose
Les professionnels doivent bien comprendre que la gestion d’archives exige beaucoup de rigueur et de temps. En fonction de l’ampleur de la tâche, il faudra donc mobiliser des personnes compétentes qui devront dédier du temps pour réaliser ce travail. Par ailleurs, il faut également prendre en compte la problématique de conduite du changement. Il est souvent difficile de changer des habitudes établies.
Si ces points posent problème, sachez que vous pouvez sous-traiter votre archivage à des spécialistes. Ces derniers pourront réaliser un audit pour notamment déterminer le coût réel actuel de vos archives ainsi que les économies possibles. Voyons à présent une méthode pour élaborer votre plan d’archivage.
1) Utilisez la méthode TCA : Trier, Classer, Archiver
Une bonne méthode est essentielle. L’objectif est de faciliter le repérage et d’être compréhensible par tous vos collaborateurs.
Trier :
La première chose à faire est de bien trier tous vos documents. Commencez par recenser les familles de documents à traiter. Il existe en général 5 grandes catégories :
- Documents clients,
- Documents fournisseurs,
- Documents pour le personnel de l’entreprise,
- Documents pour l’administration fiscale,
- Documents pour la banque et la caisse.
Vous pouvez décider de garder ou non ces documents en vous référant à la durée de conservation légale. Faites également la chasse aux doublons ! De nombreuses entreprises ont cette mauvaise habitude. Posez-vous également la question : la numérisation est-elle préférable ?
L’archivage électronique facilite le partage de l’information et vous fera gagner en temps et en efficacité. Vous avez 2 solutions en fonction de votre budget : passer par un prestataire spécialisé qui s’occupera de tout ou numériser vous-même à l’aide de matériel spécialisé ou même d’applications mobiles comme Camscanner.
Sachez aussi que certains services comme l’URSSAF vous permettent de digitaliser vos justificatifs. Vous pouvez vous renseigner auprès de chacun d’eux. Bien, vous avez à présent une liste de documents uniques qu’il faut classer.
Classer :
Il existe 3 méthodes principales pour classer :
- Le classement chronologique,
- Le classement alphabétique,
- Le classement thématique.
Le choix se fera en fonction de la famille des documents. Exemple : le classement chronologique convient davantage aux factures (numérotation à respecter), alors que les documents destinés aux fournisseurs sont classés plutôt par ordre alphabétique.
Nous vous conseillons de mettre en place un système de gestion des archives. Comment ?
En instaurant un processus pour l’ajout de tous vos documents. Pour une bonne traçabilité, vous pouvez inclure dans ce parcours un degré de priorité. Utilisez par exemple des pochettes de couleur rouge pour ce qu’il faut traiter immédiatement.
Autre suggestion : pour chaque nouveauté, indiquez sa durée de validité et classez-la en fonction. Lors d’un futur tri, vous saurez ainsi rapidement quoi supprimer et quoi garder. Enfin, n’hésitez pas à subdiviser les dossiers trop volumineux. Exemple : le dossier « Fiches de paies 2019 » peut être classé en 4 dossiers trimestriels.
Vous avez désormais votre système de classement, bravo !
Il ne vous reste plus qu’à passer à l’archivage des documents.
Archiver :
À vous de choisir : classeurs, boîtes d’archives… L’important est de s’y retrouver facilement. Attention aux documents sensibles devant être stockés dans des endroits sécurisés.
2) Optez pour le self-stockage professionnel
Votre bureau ressemble-t-il à ça ?
Il est peut-être temps de passer au self-stockage. Oubliez l’ancien garde-meuble, de nombreux dirigeants font le choix d’un box de stockage professionnel pour entreposer leurs archives. Il est vrai que cette offre présente beaucoup d’avantages.
Tout d’abord, c’est une solution pratique. Vous obtenez immédiatement un gain de place. Votre pièce d’archive actuelle pourrait par exemple devenir une salle de repos pour vos salariés ?
Besoins d’aménagements spécifiques pour votre box ? Les espaces de stockage peuvent être équipés d’étagères ainsi que de rayonnages adaptés pour optimiser l’espace. Chez Box à la Carte, vous pouvez même demander sous certaines conditions la construction d’un box sur mesure.
De plus, des services dédiés aux professionnels sont souvent proposés. Vous pourrez bénéficier de la réception, l’expédition et la distribution de colis, la domiciliation d’entreprise ainsi que la mise à disposition d’un fourgon. Deuxième point fort, vos documents sont stockés en toute sécurité.
D’après le bilan statistique de la sécurité et de la délinquance, plus de 40% des cambriolages sont faits à l’encontre des professionnels. Toute entreprise possède des documents sensibles. Avec une zone de stockage professionnelle, pas de problème. En effet, ces centres intègrent les dispositifs suivants :
- Vidéo surveillance 24h/24,
- Alarme anti-intrusion,
- Alarme individuelle dans chaque box (pas toujours le cas),
- Service de télésurveillance,
- Détection incendie,
- Éclairage suffisant,
- Portails avec code d’accès (le digicode individuel).
Enfin, il s’agit d’une solution économique. Le coût de location d’un box de stockage professionnel sera vite amorti. Vous obtiendrez en effet une meilleure productivité grâce au gain de place. Tout est compris dans le loyer mensuel de votre box. Vous n’avez même pas de taxe foncière à payer.
Vous pouvez changer de box gratuitement en fonction des fluctuations de votre activité, surtout si celle-ci est saisonnière. Ainsi vous ne payez que pour l’espace que vous utilisez en toutes circonstances.
3) Stockez correctement vos archives
Si vous louez un box de stockage professionnel, évaluez la taille qu’il vous faut. Ne faites pas l’erreur d’une estimation visuelle approximative du volume à stocker. Sous-estimer ou surestimer l’espace nécessaire vous coûtera de l’argent et vous donnera une bonne dose de stress.
N’hésitez pas à prendre des photos et contacter le service client qui pourra vous guider. Si vous le souhaitez, les conseillers Box à la Carte peuvent se déplacer dans vos locaux pour déterminer avec vous le box dont vous aurez besoin. Vous pouvez également estimer la taille de votre box en effectuant une demande de devis en 2 minutes sur notre site : https://www.boxalacarte.com/devis/
Comment stocker des documents papier ?
La conservation des archives est une question importante, car avec le temps, il y a un risque de dégradation. Le point essentiel ? L’environnement de stockage. Celui-ci doit d’abord être équipé d’une alarme anti-incendie et d’un détecteur de fumée.
Il doit également être correctement ventilé pour empêcher les risques d’humidité. Pour cela les locaux doivent toujours être isolés et ventilés. Évitez absolument les espaces confinés avec des variations de températures importantes comme cela est obligatoirement le cas dans des containers maritimes par exemple.
Par ailleurs, ne posez pas à même le sol. Utilisez une armoire, une étagère métallique ou tout autre mobilier de rangement. La surélévation assurera une ventilation correcte.
Comment bien aménager votre espace de stockage ? Voici nos conseils pour un box bien organisé :
- prévoyez ce qu’il faudra ajouter ou enlever, l’anticipation sera votre meilleur allié,
- placez les documents dont vous aurez besoin près de l’entrée et le reste au fond,
- établissez un bon rayonnage d’archives avec une allée centrale pour un accès facile.
Nous espérons que ces conseils vous seront utiles. Une bonne méthode vous fera gagner beaucoup de temps. Par ailleurs, la location de box professionnel peut répondre à vos besoins de stockage de documents pour un très bon rapport qualité prix. Et vous, comment faites-vous votre archivage ? Si vous avez des questions ou des astuces, n’hésitez pas à nous le dire en commentaire. Vous souhaitez découvrir nos solutions ? Demandez un devis en ligne en 3 minutes :
