Quelles sont les limites de l’archivage digital
Bien que la dématérialisation des données confère de nombreux atouts pour les entreprises, certains inconvénients sont inhérents à cette technique. Voici quelles sont les limites de l’archivage digital et comment il convient d’y remédier.
Archivage digital : de quoi s’agit-il ?
L’archivage digital, appelé également archivage numérique ou électronique, consiste à stocker de nombreuses informations et données de manière dématérialisée. Cette technique est, depuis plusieurs années, particulièrement utilisée par les entreprises. En effet, ces dernières disposent de nombreux documents papiers (factures, contrats, bilans comptables, justificatifs de paiement) ce qui, à terme, implique de devoir disposer d’un espace suffisant ou de faire appel à une solution de selfstockage pour pouvoir entreposer l’intégralité des archives.
Pour remédier à cela, nombreuses sont les structures professionnelles à opter pour la numérisation des documents. Outre le gain de place, cette solution confère de nombreux autres avantages tels que l’adoption d’un comportement plus écologique ou encore la possibilité de trouver une information en seulement quelques secondes. Cependant, il est important de noter que l’archivage digital comporte également quelques inconvénients qu’il convient de prendre en compte avant de procéder à tout changement d’organisation au sein de son entreprise.
Comprendre les limites de l’archivage digital
Bien que la dématérialisation des données confère de nombreux atouts pour les entreprises, certains inconvénients sont inhérents à cette technique. Voici quelles sont les limites de l’archivage digital et comment il convient d’y remédier.
Le risque d’une perte de données
Stocker l’ensemble des données de l’entreprise sur du matériel informatique peut générer de potentiels risques de perte. En effet, ce dernier peut connaître des pannes ou des dysfonctionnements causant alors la destruction de certains dossiers de manière irréversible. De plus, en ayant recours à des technologies numériques, l’entreprise peut également être victime d’un piratage ou être attaquée par un virus. Ces actions malveillantes, de plus en plus courantes, visent à récupérer l’ensemble des informations afin de les détruire ou de les revendre. Cela est d’autant plus problématique du fait que les structures professionnelles disposent bien souvent de données confidentielles relatives à leurs clients ou à leurs services internes.
Disposer d’équipements suffisamment performants
Afin de pouvoir stocker intégralement et durablement ses données, toute entreprise se doit de disposer d’équipements performants. Cela implique alors de devoir remplacer l’intégralité du parc informatique de l’entreprise et effectuer régulièrement des mises à jour. Sans cela, les risques de ralentissement ou de surchauffe peuvent être particulièrement élevés et nuire à la conservation ou à la bonne utilisation des archives, d’autant plus si plusieurs collaborateurs sont amenés à les consulter simultanément. À savoir qu’un entretien du matériel devra être réalisé par des professionnels afin d’en assurer son bon fonctionnement et sa pérennité dans le temps.
Le respect d’une réglementation stricte
Parmi les limites de l’archivage digital qu’il est important de noter se trouve notamment le respect de certaines obligations légales et réglementaires en vigueur concernant la dématérialisation des données d’une entreprise. Plusieurs normes ont été définies telles que la norme ISO 15489 qui vise à garantir l’authenticité, l’intégrité et la fiabilité des informations présentes sur les documents archivés numériquement. C’est pourquoi, en tant que professionnel, il est nécessaire de se tenir au courant des applications juridiques en vigueur, ces dernières étant régulièrement mises à jour ou modifiées.
Des coûts de gestion élevés
Enfin, opter pour l’archivage numérique nécessite de mobiliser d’importants coûts de gestion, ces derniers pouvant se révéler particulièrement élevés. En effet, comme vu précédemment, l’entretien des systèmes informatiques doit être réalisé régulièrement par des professionnels, engendrant ainsi des dépenses supplémentaires pour l’entreprise. De plus, le personnel doit également être formé pour apprendre à maîtriser cette nouvelle méthode d’archivage, c’est pourquoi, un budget formation devra être mobilisé pour permettre à l’ensemble des collaborateurs d’acquérir des compétences supplémentaires.
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