Comment faire un inventaire: le guide complet

Aujourd’hui, nous allons vous montrer comment faire un inventaire. Dans ce guide, vous allez découvrir:

• Pourquoi faire un inventaire 
• Les différentes catégories
• Les étapes à suivre pour le réaliser
• Et bien d’autres

Si vous souhaitez réussir cet exercice en gagnant du temps et de l’argent, vous êtes au bon endroit. C’est parti !

Définition de l’inventaire de stock

Un inventaire consiste à compter et évaluer les stocks d’une entreprise. Cette opération permet de connaître les quantités réelles de vos marchandises qui sont potentiellement différentes de celles affichées dans votre logiciel de gestion. L’inventaire est indispensable pour établir le bilan comptable.

Pourquoi faire un inventaire ?

L’inventaire des stocks est une obligation légale : article L123-12 du code de commerce .Toute personne physique ou morale étant commerçant doit réaliser un inventaire au moins une fois par an. Celui-ci doit se faire avant la clôture de l’exercice comptable (souvent avant le 31 décembre).

Au-delà de l’aspect juridique, un inventaire bien effectué vous permettra de mieux gérer vos stocks, d’exercer un contrôle qualité approfondi et d’être dans une démarche d’amélioration continue. A contrario, un inventaire mal réalisé peut vous faire perdre du temps et de l’argent. Un exemple simple: une erreur de comptage engendre un produit indisponible pour votre client et donc une vente perdue. 

Quels sont les différents types d’inventaires ?

Il existe 3 types d’inventaires qui ont chacun des avantages et des inconvénients.

L’inventaire annuel

C’est le type d’inventaire le plus utilisé par les PME et les commerces. Il consiste à compter une fois par an l’ensemble du stock. La règle est simple: tant que le produit n’est pas facturé à votre client, vous devez l’inclure dans votre inventaire. Par conséquent, un produit non facturé qui se trouve hors de vos locaux doit également être comptabilisé.

Il faut bien distinguer les produits que votre entreprise achète et les produits fabriqués.

Voici comment intégrer la valeur de ces 2 catégories dans votre inventaire:

• Produits achetés = Prix d’achat HT – éventuelles remises, rabais…
• Produits fabriqués = coût de revient (matière première + coût de production + main d’oeuvre + charges)

L’inventaire annuel est adapté aux entreprises ayant un lieu de stockage unique et une gamme de produits limitée. Afin d’éviter les erreurs causées par des mouvements de stocks, il est nécessaire de cesser l’activité le temps du processus, ce qui peut être un inconvénient.  

Si vous avez la possibilité de le faire, nous vous conseillons fortement de réaliser 2 ou 3 inventaires annuels. Cette démarche vous permettra de réduire la présence d’articles défectueux ou abîmés (à cause d’un mauvais conditionnement par exemple). Le principe est simple: plus vos stocks sont à jours en quantité et en qualité, plus vous augmenterez l’efficacité de votre processus de vente. 

L’inventaire tournant

L’inventaire tournant consiste à réaliser un comptage plusieurs fois par an. Il convient aux entreprises ayant beaucoup de produits différents et plusieurs lieux de stockage (souvent les grandes PME et sociétés). Une bonne organisation du lieu de stockage est essentielle pour réussir ce type d’inventaire.

L’avantage de cette formule est qu’elle permet d’avoir une vision très précise du stock évitant ainsi les problèmes de rupture ou de surplus. Par ailleurs, ici les blocages d’activité seront plus étalés dans le temps et plus adaptés aux grosses structures. 

L’inventaire permanent

Ce  type d’inventaire, également appelé “inventaire informatique” consiste à compter chaque mouvement c’est-à-dire entrées et sorties. Il n’est applicable que par les entreprises ayant très peu de stock et peu de références. Cet inventaire permet d’être informé en temps réel de la quantité et de la valeur des stocks.

Qui doit réaliser l’inventaire ?

Vous avez 2 options:

• Le réaliser en interne

En fonction de la taille de votre stock, vous allez devoir mobiliser un ou plusieurs employés sur une durée variable. Trouver les bonnes personnes n’est pas évident. Ces dernières doivent faire preuve d’une grande rigueur et d’une capacité de concentration. Il est indispensable d’avoir une méthode claire et documentée et de prévoir suffisamment de temps pour la formation. Dans le cas contraire, vous risquez d’avoir des erreurs et il faudra recommencer à zéro.

• Sous-traiter

C’est l’option souvent prise par les grosses structures ayant des milliers de références. La formule la plus économique est de faire appel à des intérimaires. La rémunération à prévoir est composée du salaire horaire brut (SMIC : 10,15 € brut) + 10 % au titre des congés payés. L’inventaire est régulièrement réalisé de nuit pour éviter l’interruption d’activité. Ici encore, prévoyez un mode d’emploi clair et une formation suffisante. Veillez également à bien choisir votre prestataire. Voici à titre indicatif un classement des meilleures agences d’intérim.

Maintenant que vous connaissez les informations essentielles sur l’inventaire, voyons à présent comment l’effectuer.

Comment faire un inventaire de stock ?

Préparez votre inventaire en amont

La phase de préparation est indispensable pour que tout se passe bien le jour de l’inventaire. Nous vous conseillons de prévoir le jour j 2 mois à l’avance. Commencez par vous assurer que tous les produits sont bien étiquetés et lisibles. Cela facilitera le scan des articles. Vous pouvez également compter le stock en réserve si vous en avez une. Dans ce cas, veillez à comptabiliser uniquement les produits qui ne vont pas être utilisés comme des emballages. Si vous souhaitez sous-traiter, assurez-vous de contacter une agence d’intérim à temps et de fixer une date et des horaires précis. 

Enfin, si vous optez pour un comptage manuel, préparez un modèle d’inventaire physique comme celui-ci.

Éliminez votre stock sans valeur

Avant d’effectuer votre inventaire, commencez par traiter votre stock qui n’a plus de valeur. Il peut s’agir d’une denrée périmée ou abîmée par exemple. Cela va grandement réduire votre charge de travail. Il existe de nombreux dispositifs comme la mise au rebut des stocks.

Vous pouvez également sous-traiter votre déstockage avec des solutions comme: 

• Les plateformes de mise en relation entre acheteurs et vendeurs d’invendus. Destockplus est par exemple un site dédié aux professionnels B2B.
• Le déstockage auprès de filières spécialisées dans le recyclage.
• Le don auprès d’associations.
• Les sociétés de déstockage. Ces dernières sont très utiles pour les produits invendables.

Dans tous les cas, veillez à consulter votre comptable avant d’effectuer ces opérations.

Si vous manquez de place dans votre entrepôt ou local professionnel, le self-stockage professionnel (lien vers article Les 4 avantages incontournables du self-stockage professionnel [2020]) peut vous aider. Vous pourrez en effet stocker pour une durée périodique ou de longue durée, votre marchandise et matériel dans un endroit sécurisé et accessible 7j/7.

Déterminez une organisation de travail efficace

Nous recommandons d’avoir au moins 2 opérateurs de saisie et un ou plusieurs responsables. Ces derniers doivent expliquer exactement la procédure à suivre et vérifier les écarts. Afin d’éviter les erreurs, faites un double pointage, 1 fois par 2 personnes différentes donc. Les grandes structures opteront elles pour une douchette directement reliée au logiciel de gestion des stocks. Il suffira alors de scanner le code barres.

Nous vous conseillons de procéder par zone et de commencer par vos best-sellers qui génèrent le plus de mouvements de stock. En principe, 20% de vos produits représentent 80% de votre chiffre d’affaires.

Enregistrez votre fiche d’inventaire

Une fois le comptage manuel ou informatique terminé, le responsable doit comparer les quantités réelles et celles enregistrées dans le logiciel de gestion des stocks. Si l’écart est significatif, une analyse approfondie est nécessaire. Si les quantités correspondent, l’enregistrement définitif de la feuille de comptage peut être effectué dans votre solution informatique. Pour finir, un “état d’inventaire” doit être établi. Il s’agit de la liste complète des stocks par référence (marchandises, produits, matières) avec leur évaluation. 

Quel logiciel pour réaliser un inventaire ?

Vous n’avez pas besoin d’un ERP hors de prix, de nombreuses solutions informatisées en Saas pour TPE/PME existent. Odoo est une solution gratuite (limitée à 2 utilisateurs) qui fait partie des références. On peut également citer RightControl, Delivrd. Il existe aussi des applications mobiles telles que “Inventaire + codes barre” ou encore “Système d’Inventaire intelligent”.

A vous de jouer maintenant !

La réalisation d’un inventaire est un processus qui nécessite de la planification et de l’organisation. Plus qu’un document pour l’administration fiscale, il vous permettra de faire le point et d’en savoir plus sur le fonctionnement de votre entreprise. Il existe différentes méthodes, mais les conseils de ce guide vous aideront à réussir cet exercice particulier. Fini les approximations de stock théorique ! Et vous ? Comment réalisez-vous votre inventaire ?

Si vous avez des questions ou des remarques, n’hésitez pas à les poser en commentaires.