TPE/PME : la méthode efficace pour votre gestion de stocks

Tout dirigeant expérimenté vous le dira : une mauvaise gestion des stocks peut couler une entreprise. Retards, livraisons impossibles, erreurs comptables… les conséquences sont graves. À l’heure d’internet ou une bonne réputation est indispensable pour garder ou trouver de nouveaux clients, il est ESSENTIEL de réussir cet exercice.

Afin de vous aider, Box à la carte, spécialiste du self-stockage, vous partage aujourd’hui une méthode pour bien gérer vos stocks. Inventaire, logiciels, invendus, stockage, vous allez tout savoir. Si vous démarrez ou si vous avez des problèmes de stock dans votre entreprise, ce qui va suivre est fait pour vous ! C’est parti.

Etape numéro 1 : Effectuez votre inventaire dans les règles de l’art

Connaître à l’instant T l’état exact de son stock est indispensable, c’est le rôle de l’inventaire. Pourtant beaucoup d’entreprises font l’erreur de le réaliser qu’une fois par an. Avec cette méthode, le risque est qu’il y ait des articles défectueux ou abîmés (à cause d’un mauvais conditionnement par exemple) non recensés. Il est donc recommandé de faire 2 ou 3 inventaires annuels.

Ces derniers vous permettront de mieux gérer vos stocks, d’exercer un contrôle qualité régulier et d’être dans une démarche d’amélioration continue. Cette précision étant faite, voici ce qu’il faut faire concrètement.

Commencez par préparer la réalisation de l’inventaire. Choisissez une date précise sur votre calendrier (vous devrez ce jour-ci suspendre votre activité) puis dédier une équipe d’inventoriste. Si vous avez besoin d’une méthode détaillée, vous pouvez consulter notre guide complet sur l’inventaire.

Procurez-vous un modèle d’inventaire physique comme celui-ci ou utilisez une douchette reliée à votre logiciel de gestion des stocks en scannant les codes-barres. Il est conseillé de commencer par vos articles les plus vendus.

Connaissez-vous la règle des 80/20 ? Le principe : 80% de vos ventes proviennent de 20% de vos produits, autrement dit vos best-sellers. Ces produits à succès sont donc essentiels à la rentabilité de votre entreprise. Afin d’éviter toute rupture, prévoyez un stock de sécurité utilisable en cas d’imprévu (ex : retard de livraison de votre marchandise).

Définissez également un seuil d’alerte pour passer commande automatiquement auprès de vos fournisseurs lorsque votre niveau de stock est bas. Un réapprovisionnement de ce type empêchera toute rupture de stock. Une fois le stock pointé (un double pointage est recommandé pour plus de précision) vous pouvez reporter vos résultats dans votre logiciel de gestion des stocks. 

Lequel choisir ? C’est ce que nous allons voir maintenant. 

Étape numéro 2 : bien choisir son logiciel de gestion des stocks

Pour les adeptes du papier, il est peut-être temps de passer à une solution informatique ? Bonne nouvelle, l’époque du gros logiciel ERP “usine à gaz” est révolue ! Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions abordables et spécialement conçues pour les TPE/PME. Les avantages d’un logiciel de gestion des stocks :

• Vous augmentez votre productivité : de nombreuses opérations sont automatisables,
• Vous évitez les erreurs de stock : grâce à une gestion précise de l’inventaire, fini les ruptures de stock et les ventes manquées,
• Vous augmentez la satisfaction de vos clients,
• Vous planifiez l’avenir sereinement : un logiciel facilite en effet le suivi et l’analyse des tendances.

Quel logiciel choisir pour une TPE/PME ? Parmi les solutions les plus performantes, on peut citer le module “Achat & Stock” de Openflex (à 89,99€ une seule fois) ainsi que le logiciel Dolisim (abonnement mensuel de 24,99€ pour les TPE et 49,99€ pour les PME). Ces logiciels proposent en plus de la gestion des stocks, de nombreuses fonctionnalités pour vous simplifier la vie : 

• Gestion de la relation fournisseur,
• CRM,
• Gestion de projet,
• Application mobile pour effectuer l’inventaire…

N’hésitez pas à demander des démos pour l’essayer avant l’achat ou l’abonnement du logiciel. 

Vous connaissez précisément l’état de vos stocks. Vous avez choisi le logiciel qu’il vous faut. Bravo ! Voyons à présent comment traiter le problème des invendus.

Etape numéro 3 :  Gérez correctement vos invendus

Dans des secteurs avec beaucoup de rotations des stocks comme l’e-commerce, les invendus sont quasi inévitables. Ces immobilisations qu’on peut qualifier de « stocks dormants » représentent une vraie perte d’argent.

Certaines entreprises ont recours à des solutions extrêmes comme le géant Amazon qui a détruit 3 millions de produits en France en 2018. Bien évidemment, d’autres moyens plus raisonnés existent.

La première chose à faire est de bien distinguer dans votre inventaire invendu et invendable. En effet, avec quelques incitations commerciales, un produit invendu est toujours susceptible de trouver preneur dans vos circuits traditionnels. Pour les invendables, ces derniers pourront intégrer des filières de redistribution.

Une fois votre inventaire terminé, l’étape suivante est de mettre en place des actions de déstockage. Comment ? Une des solutions classiques est de faire des promotions.

Les idées de promotion sont nombreuses, mais dans tous les cas, pour être efficace, votre offre promotionnelle devrait respecter la règle des 4 U :

• Urgente (limitée dans le temps),
• Ultra spécifique,
• Unique,
• Utile.

Par ailleurs, n’hésitez pas à mettre en place une politique de prix dynamique. L’idée ? Ajuster les prix en fonction de votre demande. Si la saisonnalité et la volatilité sont importantes dans votre secteur, ce principe vous permettra de réduire vos invendus.

Il est possible que malgré vos efforts, votre stock d’invendus ne bouge pas, pas de panique ! Comme dans beaucoup de domaines, l’externalisation est possible. Il existe des solutions pour sous-traiter votre déstockage parmi lesquelles :

– les plateformes de mise en relation entre acheteurs et vendeurs d’invendus, par exemple Destockplus, un site dédié aux professionnels B2B,

– le déstockage auprès de filières spécialisées dans le recyclage,

– le don auprès d’associations,

– les sociétés de déstockage.

Bien gérer vos invendus vous permettra de faire de la place dans vos dépôts et d’optimiser votre trésorerie.

Conseil BONUS : Faites appel au self-stockage professionnel

Le manque de place est un problème récurrent pour les entreprises qui font du commerce de marchandises. Exerçant depuis votre garage où depuis un entrepôt, au fur et à mesure que l’activité augmente, le stock a tendance à s’accumuler et le besoin d’espace se fait ressentir.

Soyez certains que l’impact sur votre productivité sera réel, pourtant une solution existe : le self stockage professionnel. La location d’un box présente de nombreux avantages.

Tout d’abord, il s’agit d’une solution sécurisée, pour protéger votre marchandise, de multiples dispositifs sont présents dans ces installations :

• Vidéo surveillance 24h/24,
• Alarme anti-intrusion,
• Alarme individuelle dans chaque box (pas toujours le cas),
• Service de télésurveillance,
• Détection incendie,
• Portails avec code d’accès (le digicode individuel).

C’est également une solution économique. Le coût de location d’un box de stockage professionnel est très accessible. Par ailleurs, vous n’avez pas de taxe foncière à payer. 

L’offre est très flexible puisque vous pouvez changer de box en fonction des fluctuations de votre activité, surtout si celle-ci est saisonnière. Enfin, de nombreux services dédiés aux professionnels sont proposés.

Box à la carte, spécialiste du self-stockage, propose également un service de domiciliation d’entreprise. Très utile pour les TPE/PME, elle permet d’attribuer une adresse professionnelle à sa société, du courrier et des colis même lorsqu’on est absent. L’expédition de marchandises s’avère également très pratique.

Grâce à la location de bureaux situés dans le centre de stockage, vous pouvez même envisager d’y installer votre activité. Pour résumer, louer un box de stockage est idéal pour entreposer un surplus de stock ou stocker vos archives.

À vous de jouer maintenant !

Gérer les stocks est une tâche difficile et peut vite tourner au casse-tête. Un mauvais suivi des stocks impacte toute la chaîne logistique. Pourtant, si l’exercice est maîtrisé, il deviendra une opportunité et vous donnera un avantage commercial. Les conseils que nous avons vu aujourd’hui devraient vous aider. 

Pour résumer, effectuez un contrôle des stocks régulier pour assurer une meilleure traçabilité et automatiser votre approvisionnement. Il ne faut pas hésiter à faire appel à l’outil informatique.

Si vous avez des astuces à nous partager, n’hésitez pas à nous le dire en commentaire.