Privatiser un lieu pour un événement d’entreprise

Si, privatiser un lieu pour un événement d’entreprise revêt de nombreux avantages, il n’en reste pas moins qu’il est essentiel de choisir un espace adapté à ses besoins. Pour ce faire, plusieurs points doivent être pris en compte.

Les avantages de privatiser un lieu pour un événement d’entreprise 

Lancement d’un nouveau produit, séminaires, congrès… Les événements d’entreprise sont multiples et nécessitent de disposer d’un lieu adapté à l’organisation de ces derniers et à la réception des invités. Cependant, alors que certaines entreprises ne disposent pas nécessairement d’une salle de réception, d’autres souhaitent, quant à elles, organiser une manifestation en dehors de leurs locaux. La solution la plus adaptée est alors de privatiser un lieu pour son événement d’entreprise. Mais quels en sont les avantages ?

Gagner du temps

Tout d’abord, privatiser un lieu pour son événement d’entreprise permet de gagner un temps considérable lors de son organisation. En effet, il existe des plateformes dédiées au recensement des établissements ouverts à la location pour ce type de manifestation. Ainsi, en fonction de vos critères, vous pourrez facilement trouver et réserver le lieu adéquat en seulement quelques clics. Cela vous évitera de devoir effectuer des recherches approfondies et démarcher de nombreux prestataires afin de trouver le lieu idéal.

Personnaliser l’espace en fonction de l’événement

Ensuite, l’un des avantages de privatiser un lieu pour son événement d’entreprise est de pouvoir personnaliser l’espace comme vous le souhaitez. En effet, il n’est pas toujours possible d’aménager un endroit adapté au sein des bureaux de l’entreprise ou de réaliser une décoration spécifique sans avoir à tout déplacer en amont. C’est pourquoi, en optant pour un lieu extérieur, vous pourrez installer tous les équipements et les éléments décoratifs comme vous le souhaitez. Cela permet par ailleurs de créer des événements de plus grande ampleur et ainsi de diffuser une meilleure image de l’entreprise.

Ne pas être dérangé par des personnes extérieures

Enfin, en optant pour la privatisation d’une salle ou d’un lieu spécifique, vous vous assurez de ne pas être dérangé par des personnes extérieures. En effet, seuls les membres invités pourront se rendre à l’événement. Non seulement, cela permet de mieux anticiper le nombre de personnes présentes le jour J, mais également de garder une certaine intimité autour de l’événement prévu. Cela est d’autant plus important si l’entreprise est amenée à communiquer des informations confidentielles à propos de futurs projets (développement de nouveaux produits par exemple).

Privatiser un lieu pour un événement d’entreprise : les points à prendre en compte

Si, privatiser un lieu pour un événement d’entreprise revêt de nombreux avantages, il n’en reste pas moins qu’il est essentiel de choisir un espace adapté à ses besoins. Pour ce faire, plusieurs points doivent être pris en compte.

La superficie du lieu

La superficie et la configuration du lieu sont sans aucun doute les deux caractéristiques sur lesquelles il est important de se focaliser. En effet, un lieu trop petit ne permettra pas d’accueillir correctement l’ensemble de vos invités alors qu’un lieu beaucoup trop grand engendrera des dépenses supplémentaires inutiles. Pour éviter d’être confronté à de tels problèmes, il est recommandé :

• De calculer le nombre de personnes présentes à l’événement
• De réaliser un inventaire des équipements à mettre en place si besoin (buffet, sonorisation…)
• D’avoir plusieurs photos du lieu afin d’imaginer son aménagement

Dans le cas où vous souhaiteriez privatiser un restaurant, connaître le nombre d’invités permettra à la structure de mieux prévoir les repas et de préparer la salle comme il se doit (disposition des tables et des chaises).

Sa zone géographique et son accessibilité

Bien choisir le lieu de son événement, c’est également veiller à sa localisation. En effet, ce dernier doit être facilement accessible à l’ensemble de vos collaborateurs. C’est pourquoi, il est recommandé de sélectionner un lieu proche de l’entreprise. Ainsi, le trajet ne sera pas nécessairement plus important que celui effectué chaque jour par vos salariés pour se rendre au travail. Dans le cas où vous inviteriez des partenaires ou des invités extérieurs à l’entreprise, ces derniers doivent pouvoir se rendre sur place aisément avec leur véhicule personnel ou avec les transports en commun.

Les services proposés

Enfin, prenez connaissance des services proposés pour chaque lieu avant d’effectuer votre réservation. En effet, certaines structures incluent dans leurs tarifs de location certaines prestations. Par exemple, vous pouvez disposer du personnel présent sur place pour gérer le service à table. Cela permet non seulement de gagner du temps sur l’organisation, mais également de disposer de personnes qualifiées et compétentes pour son événement.  

De nombreuses entreprises organisent, chaque année, de nombreux événements, nécessitant alors une logistique importante.