Archivage des documents dans un centre de stockage
Vous souhaitez faire appel au selfstockage pour entreposer vos papiers administratifs ? Afin de retirer tous les avantages d’une telle solution, voici quelques conseils pour parfaire l’archivage des documents dans un centre de stockage.
Archivage des documents dans un centre de stockage : pourquoi y avoir recours en tant qu’entreprise ?
Bilans comptables, factures, fiches de paie, feuilles d’impôts… Toute entreprise dispose de nombreux documents administratifs confidentiels dans leurs locaux. Cependant, à terme, conserver de telles archives au sein des bureaux peut rapidement engendrer des problèmes de stockage, de sécurité ou encore de praticité. Pour remédier à cela, plusieurs solutions sont possibles à commencer par l’archivage des documents dans un centre de stockage. Voici quels sont les bénéfices d’une telle option.
Sécuriser des documents confidentiels
Entreposer vos archives dans un box de stockage permet de sécuriser davantage tous vos documents confidentiels. En effet, ces derniers renferment de nombreuses informations relatives à votre entreprise ou à vos clients. En cas de vol ou de cambriolage au sein de vos locaux, ces données pourraient être divulguées et utilisées à des fins peu scrupuleuses. Un des avantages de stocker vos documents confidentiels dans un garde meuble est que celui-ci est doté d’un système de sécurité performant. Des caméras de surveillance sont disposées à proximité de ce dernier et sur l’ensemble du site. Pour prévenir les incendies, des alarmes spécifiques sont notamment installées dans chaque box de stockage.
Optimiser l’espace de ses locaux
En tant qu’entreprise, vous êtes dans l’obligation de conserver certains documents durant de nombreuses années. C’est pourquoi, vos bureaux peuvent très rapidement être encombrés. Dans le cas où vous disposeriez d’un local d’une grande superficie, un espace dédié à leur stockage peut être aménagé. Dans le cas contraire, vous risquez de surencombrer vos locaux. Ainsi, opter pour la solution de selfstockage pour l’archivage de ses documents permet d’optimiser votre espace de travail. De quoi éviter les dépenses supplémentaires dans la location de bureaux plus grands.
Gagner en efficacité
Enfin, disposer ses documents d’archives dans un box de stockage permet de gagner en efficacité. Vous serez à même de trouver plus facilement et rapidement les papiers que vous recherchez du fait qu’ils soient mieux rangés et surtout regroupés à un seul et même endroit. De quoi gagner un temps considérable au quotidien pour vous et vos collaborateurs.
Comment bien archiver ses documents dans un box de stockage ?
Vous souhaitez faire appel au selfstockage pour entreposer vos papiers administratifs ? Afin de retirer tous les avantages d’une telle solution, voici quelques conseils pour parfaire l’archivage des documents dans un centre de stockage.
Trier ses documents en amont
Avant d’initier tout changement, il convient de réaliser un tri des documents que vous avez en votre possession. Pour ce faire, commencez par les classer par catégories (documents comptables, juridiques…). Une fois ce travail réalisé, étudiez les dates auxquelles ils ont été édités. En effet, les entreprises ont pour obligation de conserver certains documents durant de nombreuses années. Cependant, dès lors que le délai imposé est dépassé, n’hésitez pas à les jeter. Cela vous permettra de ne garder que les documents importants. À savoir qu’il est recommandé d’effectuer un tri chaque année afin de conserver un parfait suivi et rangement de ses archives.
Disposer de rangements suffisants
De nombreux organismes de selfstockage propose d’aménager votre box comme vous le souhaitez. Ainsi, pour parfaire l’archivage de vos documents, commencez par installer des étagères modulables. Celles-ci vous permettront d’accéder plus facilement à vos boîtes de rangement. Ces dernières doivent être datées et notifiées des documents qu’elles contiennent. De quoi trouver en un seul coup d’œil le compartiment dans lequel le document que vous recherchez est situé.
Adopter un système de classification logique
Enfin, installez vos boîtes selon un système de classification logique. Par exemple, s’il s’agit des documents relatifs à vos clients, vous pouvez prendre en compte la première lettre de leur nom et classer vos contenants suivant les lettres de l’alphabet. Un rangement par année peut également être une solution alternative, notamment en ce qui concerne votre comptabilité.
Box à la Carte, spécialiste dans la location de box de stockage, partage de nombreux conseils pour les professionnels, afin de les aider dans la bonne gestion de leur entreprise. Toutes les astuces sont à retrouver sur le blog.
À bientôt chez Box à la Carte !
